Objetivo

Este proceso sirve para certificar en PSI a las personas que ya enviaron su formulario de certificación y su ID. La idea es hacer el proceso en grupo usando un archivo CSV, revisar que se complete en PSI y después enviar los certificados por email.

Antes de certificar

1. Entra a la hoja de respuestas actuales del formulario de certificación.
2. Revisa que la información del formulario coincida con la foto del ID que llegó al CRM.
3. Confirma que la persona sí corresponde al curso que se va a certificar.
4. En la columna correspondiente a fecha de certificación, coloca la fecha para las personas que vas a certificar.

Crear el CSV para PSI

1. Selecciona a las personas que se van a certificar.
2. Usa el menú o botón de Export Data.
3. Selecciona la opción para crear hoja para certificar.
4. Cuando se genere la hoja, descarga el archivo como CSV.
5. Guarda el archivo con un nombre fácil de identificar, por ejemplo: certificaciones-mayo-2026.csv.

Subir el CSV en PSI

1. Entra a la Página del PSI para certificar.
2. Usa las credenciales guardadas en el archivo de Passwords.
3. Selecciona la escuela o cuenta correspondiente.
4. Entra a Bulk Import.
5. Selecciona New Import.
6. Marca el checkbox para enviar invitaciones.
7. Sube el archivo CSV descargado.
8. Revisa que los datos se vean correctos y presiona Submit.

Confirmar que quedó certificado

1. Regresa a Bulk Import.
2. Espera aproximadamente un minuto.
3. Presiona Reload.
4. Cuando el estado diga Complete, las personas ya quedaron certificadas en PSI.

Enviar certificados por email

1. Regresa a la hoja principal.
2. Borra la hoja temporal de certificaciones si ya no se necesita.
3. Marca en la columna de envío de certificado a email a las personas que deben recibirlo.
4. Ve a Export Data.
5. Selecciona Crear y enviar certificados.
6. No cierres ni modifiques nada mientras termina el proceso.
7. Cuando aparezca la notificación de envío correcto, usa Limpiar checkboxes.

Dónde quedan guardados

• Los certificados generados quedan en el folder de certificados generados.
• Los emails enviados se pueden revisar desde el correo de cursos, en enviados.
• Si un cliente necesita que se le reenvíe el certificado, puedes descargarlo del folder o reenviarlo desde el correo.

Links útiles

• Hoja para certificar, respuestas actuales
• Formulario de certificación
• Página del PSI para certificar
• Folder con certificados generados
• Link correcto para hacer citas del PSI

Para qué se usa Tevello

Tevello se usa para administrar cursos, herramientas, accesos de clientes, progreso de estudio y reenvío de correos de acceso. Las compras se conectan con Shopify, así que normalmente los accesos se activan automáticamente.

Editar cursos

1. Entra a Tevello - Editar cursos.
2. Selecciona el curso que necesitas revisar o editar.
3. Desde ahí puedes ver las lecciones cargadas.
4. Si necesitas cambiar un video, entra a la lección correspondiente y actualiza el contenido.
5. Usa Preview para revisar cómo lo verá el cliente.

Revisar usuarios activos

1. Entra a Tevello - Usuarios Activos.
2. Busca al cliente por nombre o email.
3. Abre su perfil para ver qué compró, qué tiene activo y cuánto ha avanzado.
4. Revisa la fecha de compra y la fecha de expiración del acceso.

Cuando el cliente dice que no recibió acceso

1. Primero pídele que revise inbox, spam y correo no deseado.
2. Busca al cliente en Tevello.
3. Selecciona el curso o producto correspondiente.
4. Usa la opción de reenviar el correo de bienvenida o acceso.
5. Si es necesario, envía manualmente el link de login o el video de instrucciones desde “Links rápidos para clientes”.

Agregar o extender acceso manualmente

1. Busca el perfil del cliente.
2. Usa la opción de agregar o extender acceso.
3. Selecciona el curso o herramienta.
4. Define si será por tiempo limitado o hasta una fecha específica.
5. Guarda los cambios.

Hacer void o quitar acceso

Si hubo reembolso o el cliente ya no debe tener acceso, entra al perfil del miembro y usa la opción de void en el producto correspondiente.

Para qué se usa Bria

Bria es el softphone para hacer llamadas de salida. No se usa para recibir llamadas ni para enviar mensajes de texto. Las llamadas entrantes las maneja el sistema conectado con ElevenLabs.

Hacer una llamada

1. Abre Bria.
2. Copia o escribe el número de teléfono del cliente.
3. Pega el número en el marcador de Bria.
4. Presiona el botón de llamar.

Si no se escucha bien

1. Abre las preferencias o configuración de Bria.
2. Ve a la sección de dispositivos.
3. Revisa que el modo sea el correcto, normalmente Handset Mode.
4. Selecciona el micrófono correcto.
5. Selecciona los audífonos o bocinas correctas.
6. Haz una prueba de llamada.

Para qué se usa Shopify

Shopify es donde se revisan las compras, órdenes, invoices, información del cliente, etiquetas de envío y tracking.

Revisar una orden

1. Entra a Shopify - Historial de Órdenes.
2. Busca o abre la orden del cliente.
3. Revisa qué compró, el estado de pago, correo, teléfono y dirección.

Crear etiqueta de envío

1. Abre la orden pendiente.
2. Selecciona Create shipping label.
3. Verifica que la información de envío esté correcta.
4. Confirma que el servicio de USPS correcto esté seleccionado.
5. Selecciona la fecha en que se enviará el paquete.
6. Compra la etiqueta.
7. Imprime o descarga la etiqueta y guárdala con un nombre fácil de identificar.

Revisar tracking

1. Abre la orden.
2. Busca la sección de delivery o tracking.
3. Abre el número de tracking.
4. Revisa el historial completo en USPS si Shopify todavía no muestra el estado actualizado.

Reenviar invoice o confirmación

1. Abre la orden del cliente.
2. Busca el historial de emails de la orden.
3. Abre el email de confirmación.
4. Selecciona la opción de reenviar email.

Si el correo aparece como fallido

1. Pide al cliente otro correo electrónico.
2. En la orden, abre la información del cliente.
3. Edita el contacto.
4. Actualiza el email y guarda.
5. Reenvía el email necesario.

Editar dirección o teléfono

Desde la información del cliente o la dirección de envío puedes corregir nombre, dirección, teléfono o email. Esto ayuda cuando el cliente escribió algo mal al comprar.

Para qué se usa el CRM

El CRM centraliza mensajes de texto, llamadas, resúmenes de llamadas, historial de compras y notas internas. ElevenLabs contesta llamadas, clasifica el motivo y puede enviar mensajes automáticos según el caso.

Revisar mensajes de texto

1. Entra a CRM - SMS.
2. Revisa los mensajes recibidos y enviados.
3. Ahí también aparecen mensajes automáticos enviados por ElevenLabs.
4. Si necesitas responder manualmente, abre el cliente y usa la opción de mensaje personalizado.

Editar plantillas de SMS

1. Entra a Textos SMS ElevenLabs.
2. Edita el texto del mensaje o el link correspondiente.
3. No cambies el message key, porque está conectado con la automatización.
4. Guarda los cambios en la hoja.

Revisar llamadas

1. Entra a CRM - Registro Llamadas.
2. Revisa el número, nombre, tipo de evento y resumen.
3. El resumen es generado automáticamente por ElevenLabs.
4. Si necesitas más detalle, abre el historial de ElevenLabs.

Ver transcripciones completas

1. Entra a ElevenLabs - Historial.
2. Busca la conversación.
3. Revisa el resumen, la transcripción y los datos de la llamada.
4. También puedes escuchar la llamada si necesitas validar lo que pasó.

Flujo general

• El cliente llama.
• ElevenLabs contesta y clasifica el motivo.
• El sistema registra el resumen en el CRM.
• Si aplica, se envía un SMS automático con el link correcto.
• Si se requiere intervención manual, se puede responder desde el CRM.

Estos links son para copiar y enviar por SMS, email o chat. No abren la página desde aquí; solo muestran el link y permiten copiarlo.